名寄せの方法とは？名寄せのプロセス、エクセルを使った方法やおススメのツールもご紹介！

まずは実際に名寄せをする際の大まかなプロセスをお伝えします。

まずは社内に散在するデータを集め、状態を確認しましょう。何の属性情報が揃っているのか、それぞれの項目の入力状況はどうかといった現状を調査します。

それを踏まえて、最終的にどのようにデータをまとめるのが今後の営業・マーケティング活動において最適なのか、ゴールの状態を設定します。名寄せを行う目的を明確にした上で、名寄せの進め方を決定しましょう。

手順①で決めた方向性に則って、データベースから必要なデータを抽出します。データベース毎に、入力方法の違いや項目名の違いがある場合は統一し、形式を揃えるようにしましょう。

同一のデータを漏れなく同一と判別できるよう、表記のバラつきを修正します。同じデータにもかかわらず表記が異なっていては、次の最終手順で重複と認識できないままになってしまい、データの精度が落ちてしまいます

各項目の表記のルールを統一し、それに則って各データを正確に修正していきます

また、データを最新の状態にすることも重要です。会社の合併やオフィスの移転などによる社名や住所の変更、部署の再編成や人事異動などによる部署や役職の変更についても、履歴を確認し、最新の状態に更新しましょう。

細かいですが、名前の漢字表記が正しいものであるかも確認します。「斉藤・斎藤・齋藤」や「渡辺・渡邊・渡邉」、「桜井・櫻井」といった間違いやすい名前は要注意です。

最後に、同一データを統合して、重複のない状態にします。ユニークなデータにＩＤを付与することで管理しやすくなります。

データの追加や更新の際も、ＩＤの付与や表記の統一に注意して、重複のないデータベースを維持しましょう。

表計算ソフトのExcelで、普段からデータを管理している企業も多いことと思います。もしくは、SFAやCRMといったツールにデータをインポートする際に使う方も多いのではないでしょうか。

Excelであればほとんどの会社でコストをかけずに名寄せを行うことができます。そもそものデータ量がそこまで多くない場合や、名寄せツールにコストをかけられない場合の管理手段としてお勧めです。

先に説明した手順に則って、名寄せの際に使える機能や関数をご紹介します。

縦方向にデータを検索し、検索結果のデータに対応する値を取り出します。

構文としては「=VLOOKUP（検索値, 範囲, 列番号, 検索の型）」となり、少々複雑ですが、データの抽出に限らず、名寄せの様々な場面で活用できます。例えば、企業名（検索値）を元に、住所（列番号）を抽出する、メールアドレス（検索値）から姓と名を（列番号）を抽出するといった活用場面があります。各データが、項目がバラバラの複数のデータベースにまたがっている状態を統合する場合なども大いに役立ちます。

2020年にリリースされたばかりのVLOOKUP関数の後継といえる関数です。

6つもの引数がありますが、必須なのははじめの3つで、戻り範囲の中から検索したデータの行にあたるデータを取り出すことができます。

VLOOKUP関数と同じような場面での活用が考えられますが、検索範囲が自由に設定できる、複数列のデータの取り出しができる、豊富な検索方法が選択できるといった、VLOOKUP関数にはないメリットが多くあります。エクセルのバージョン等によって使えない場合もありますが、覚えておきたい関数ですね。

ASC関数は全角を半角に、JIS関数は半角を全角にします。

「=ASC (範囲)」もしくは「=JIS(範囲)」で、数字、カタカナ、アルファベット、スペース、記号の半角・全角が全て書き換わります。記号は、対応する半角・全角が存在するもの（￥や括弧記号など）が対象です。

不要なスペースを一括で削除します。

「=TRIM(範囲)」で、文頭や文末のスペースは削除され、文字間のスペースは1つだけ残し、残りは削除されます。

改行を削除します。

「=CLEAN(範囲)」で改行が削除され、一行の文字列になります。

文字列を結合します。

「=CONCATENATE (対象セル, 対象セル,…)」と2つ以上のセルを選択して、文字列をつなぐことができます。「=対象セル&対象セル&…」のように、「&」を使っても同じ結果となります。

文字の一部を取り出します。

「=LEFT(範囲,文字数)」や「RIGHT(範囲,文字数)」とすることで、左側もしくは右側から、指定した文字数が取り出されます。

条件を満たすデータを絞り込んで抽出します。

メニューの「データ」タブの「フィルター」を押すとフィルターがかかり、ドロップボタンから表示される選択肢から絞り込むことができます。

普段から多用している方も多いと思いますが、名寄せの場面でも活躍します。データベースの範囲を選択して、ＩＤや社名、メールアドレスなど、データベースのゴールを考えてキーとするべき項目を元に、重複データを削除します。

条件に当てはまるセルがいくつあるのかがわかります。

「=COUNTIF(範囲, 検索条件)」で、範囲内に存在する検索対象の個数が表示されます。この関数は、重複削除をする前に、社名に対して使うことをお勧めします。数は多くないと思いますが、データベース内に社名が同じ別の会社が存在する可能性があります。同じ社名のデータがないか目視で確認してから、重複削除を進めましょう。

エクセルを使った名寄せをご紹介しましたが、各種の名寄せツールの活用もおすすめです。データの量や名寄せに費やせる時間やコストに応じて、有料ツールも検討してみてはいかがでしょう。以下にツールを使うメリットをご紹介します。

表記ゆれのクリーニングや重複社名の確認など、一つ一つ確認しているとかなりの時間を要してしまいますが、条件を入力すると自動的に名寄せを実行してくれるツールも多く、作業時間や人的工数の削減が期待できます。データ整備のための手間が減った分、営業活動に多くの時間を割けるようになりますね。

ツールを使うことで、手動でのクレンジングや重複の削除よりも正確なデータベースが作成できます。また各ツール独自のデータベースを元に、自社のデータに不足している情報を付与してくれたり、更新してくれたりといったメリットもあります。実際にデータベースを使う際、社名から所在地を調べる手間や、情報が古いために営業が非効率になる可能性がなくなりますね。

活用方法のセミナーなど、使い方のサポートが充実しているツールも多く存在します。エクセルでの名寄せは自分で手順を考えたり、方法を調べたりする必要がありますが、サポートを利用することでそういった時間が削減できます。

また、自社のリストをきれいにしたい、データを活用したいと思っても、何から手をつければよいか、どう進めるのが良いか、迷う方も多いでしょう。そういった疑問や不安の解消のためにも、カスタマーサポートは心強いのではないでしょうか。

【概要】

インターネット上の公開情報を元に作成された約60万社の最新企業データを元に、次世代型の精度の高い名寄せができます。

【特徴】

• 国内データ量No.1の企業データベース（60万社/100万拠点）と国税庁の法人番号（450万件）を利用
• 企業データには2か月ごとにAI、RPA技術を活用して最新の状態に更新
• 55種類のマッチングパターンを採用
• 直接アプローチできる部署直通の住所や電話番号などの部署名データを収録

【費用】

基本料50,000円+20円/件（税別）

※より低価格なセルフ名寄せサービスB-Plusは10,000円/月（～2,000件/毎月）から件数に応じた料金プラン

BEEGLEデータ名寄せサービスの詳細はこちら

【概要】

大規模なデータの統合による表記の不統一や重複の解消をしてくれる、データクレンジング・名寄せのツールです。

【特徴】

• 世界で約2,000ユーザー、日本でも約250ユーザーの実績
• 各種辞書機能・マッチング機能による高精度なクレンジング
• 業務内容に合わせた自由な名寄せ条件の選定が可能

【費用】

要問合せ

TRILLIUMの詳細はこちら

【概要】

BtoB向けの顧客戦略プラットフォームです。名寄せはデータをアップロードするだけで自動的に行われ、同時にFORCASの企業データベースより各種の属性情報が付与されます。

【特徴】

• 名寄せの代行サービス有
• 各種データサプライヤーと提携した150万社以上の企業情報
• 業界、シナリオ、各種タグなどにより自由な条件で企業リスト作成が可能

【費用】

要問合せ（固定月額制）

FORCASの詳細はこちら

【概要】

膨大で煩雑なデータを統合して、データの整理、抽出、変換、システム間の連携などを可能にする、データを有効活用するためのツールです。

【特徴】

• 各種の文字コード、DBに対応しており、様々な形式のデータを扱うことができる
• コンサルテーションや開発支援サービスなど、各種の導入支援サービス有
• データの傾向分析、標準化、関連付け、最適データの選択により、顧客データの品質を向上

【費用】

要問合せ

DataStage®の詳細はこちら

名寄せの方法についてご紹介しましたが、データのまとめ方や使用するツールなど、進め方は千差万別です。

まずは自社の営業・マーケティング活動を振り返り、名寄せの目的や今後のデータの活用方法を明確にしましょう。その上で、コストや人的リソース、保有しているデータの量などにより、使用ツールや進め方を決めましょう。質の高いデータを元に、効率的な営業活動を実現させてください。