はじめに
買い手にも売り手にも、大きな影響を与えるインボイス制度。2023年10月の開始に向けて準備を進めている方も多いことでしょう。
ただ、インボイスを受け取る買い手側の皆様、受け取ったインボイスの保存さえすれば良いとお考えではないでしょうか？買い手側にとって、インボイスが誤りのない正しい内容であることが非常に重要です。“適正な”インボイスを保存する準備を進める必要があるのです。
本記事では、買い手側の経理や会計、購買をご担当の皆様へ、不備のないインボイス制度の対応について解説します。
買い手に“適正な”インボイスが重要な理由とは？
インボイス制度の開始により、買い手側が仕入税額控除を受けるためには、インボイス（適格請求書）の保存が必要になります。インボイスに記載が必要になる項目は下記の通りです。
- ① 適格請求書発行事業者の氏名又は名称及び登録番号
- ② 取引年月日
- ③ 取引内容（軽減税率の対象品目である旨）
- ④ 税率ごとに区分して合計した対価の額（税抜き又は税込み）及び適用税率
- ⑤ 消費税額等（端数処理は一インボイス当たり、税率ごとに１回ずつ）
- ⑥ 書類の交付を受ける事業者の氏名又は名称
（参照：適格請求書等保存方式の概要 – 国税庁 ）
上記の情報がそれぞれ正しく、漏れなく記載された適正なインボイスの保存という義務を履行した状態で初めて、税の控除が受けられます。つまり、項目の抜け漏れや項目の一部が間違っている場合は、控除が受けられないのです。
もし受領したインボイスの記載内容に誤りがある場合、買い手側での追記や修正はできません。発行した売り手に依頼して、修正してもらう必要があります。
このように、インボイスの正誤についての確認は買い手側が主体で行う必要があり、証明責任も買い手側にあるのです。インボイスを受け取る、保存する立場の方は、適正なインボイスの保存ができるよう、準備を進めましょう。
インボイスに必要な登録番号
インボイス登録番号とは
先にご説明した通り、インボイスに記載が必要な項目の一つに「適格請求書発行事業者の氏名又は名称及び登録番号」があります。インボイス（適格請求書）の発行事業者として登録しなければインボイスは発行できず、登録した事業者には登録番号が交付されます。
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インボイス制度登録番号：「T」+「13桁の数字」
（法人の場合は「T」＋ 法人番号、それ以外の社団法人や個人事業者などは、「T」＋ 事業者ごとの番号。）
適正なインボイスは、インボイスの発行事業者が、正しい登録番号を記載して発行する必要があります。買い手側は、例えば下記のような場面で確認が必要になるでしょう。
- ✅ 請求書を受領したので、登録状況と登録番号が正しいかを確認したい
- ✅ 新規の取引をするために、取引先企業のインボイス登録状況を調べたい
- ✅ 取引先に合併、住所変更などがあった場合に確認したい
- ✅ 取引先の会社名が重複してデータベースに入っているため、重複をなくしたい
インボイス登録状況、登録番号の確認方法
インボイス登録状況も、登録番号も、国税庁により公表されているため、下記の手順で確認することができます。買い手側の準備の一環にお役立てください。
- ① 法人番号公表サイトで法人番号を確認
- ② インボイス事業者公表サイトで法人番号を元にインボイス登録番号を確認
インボイス登録事業者・登録番号確認の際の問題点
前述の2つの手順でインボイスの登録状況も登録番号も確認できますが、登録事業者の状況によっては、正しく確認できなかったり、余計な手間がかかったりといった、下記のような場合があります。
Case1：住所が違う
法人番号公表サイトもインボイス事業者公表サイトも、表示される住所はその法人の登記所在地です。そのため、名刺や会社ホームページに記載の住所と異なる場合もあります。照合したい会社が本当にその社名や登録番号で合っているのか、確認の手間がかかりますね。
弊社のBeegleデータによると、約9％の会社が登記住所と代表所在地が異なります。
また、請求書に記載された住所が「支社」「営業所」「工場」などだった場合も会社名・住所だけでは確認が困難になります。
Case2：同じ名前の会社が複数ある
法人番号公表サイトで法人番号を調べようと社名で検索しても、同じ名前の会社が複数出てきてしまっては、特定に時間がかかります。更にCase1のように手元の情報と住所が異なっていては、さらに混乱をきたすことでしょう。
Case3：まだ登録していない
法人番号がわかっていれば、自ずと登録番号も特定できます。
しかし、インボイス事業者としてまだ登録していない会社や、登録状況がインボイス事業者公表サイトに反映されていない場合、調べてみても登録番号は確認できません。忙しい業務の合間を縫ってわかるまで何度も公表サイトを見に行くのは非常に非効率です。
請求書発行元が未登録の状態では、消費税の納税額から仕入れ・経費に掛かる消費税を差し引くことができませんので、請求書を受領した側でも登録状況を確認する必要があります。
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Beegleデータは2ヵ月毎に公式サイトから収集した最新の情報に更新されるため、現住所と登記所在地が異なっていても問題ありません。住所は本社住所でなくとも、支社、営業所、工場などでも検索できます。したがって、同じ企業の複数支社と取引がある場合なども簡単に確認が可能です。
国税庁のインボイス事業者公表サイトとも毎日同期するので、登録した事業者の情報も日々更新されます。
お使いの会計システムや経理システム、請求管理サービスとAPI連携もできますので、インボイスに関する正確で最新の情報が社内のデータベースに反映されることになります。併せて、インボイスに関するもの以外の企業情報についても、会社データのクレンジングに繋がります。
インボイス制度の買い手側の準備をの効率化・精度アップに「NBSサービス」をぜひご活用ください。
